Présentation
Cette option déjà bien connue de la plupart des utilisateurs est sans doute la fonctionnalité optionnelle la plus répandue sur les différents Inforoute.
La raison ? Elle est très simple pour ne pas dire évidente… L’option gestion des documents permet à un utilisateur (ayant les droits dévolus) de gérer et administrer les documents joints dans le menu principal d’Inforoute. En somme, l’utilisateur est parfaitement libre et autonome pour ajouter et supprimer les documents à tout moment, en choisissant l’onglet dans lequel l’afficher.
Du point de vue de l’utilisation, cette option est très pratique et permet un gain de temps notable. En effet, l’utilisateur se passe de l’aide d’une personne support de l’éditeur du logiciel et peut modifier comme bon lui semble le contenu de ces documents joints.
Exemples : En période de viabilité hivernale, il est très courant que des arrêtés soient pris et renouvelés par les services de la préfecture et qu’il faille les changer régulièrement.
Autres exemples, chaque année, des cartes et documents concernant les restrictions de tonnages et gabarits, des conseils de prévention et de circulation en hiver, des informations sur les équipements à privilégier, etc… sont communiqués aux usagers et changés en cours de saisons.
Accès à la gestion des documents joints
Pour accéder à l’option lorsqu’elle est installée, rendez-vous sur votre Inforoute et choisissez : Outils > Gestion des documents joints.
Interface de la fonctionnalité
L’interface de gestion se présente sous la forme tabulaire. Dans la partie inférieure, on va retrouver l’ensemble des fichiers en ligne (actifs ou inactifs) et une vision globale de chaque fichier PDF ajouté.
Nota bene : La taille maximale d’un document n’est pas figée et peut être modifiable. Elle est fixée à 2 ou 5 Mo par défaut selon les versions des Inforoute.
L’ajout de document
En premier lieu, plusieurs types de documents sont autorisés : les images et les documents de types .doc, .pdf, .xls, .ppt.
Pour ajouter un nouveau document au menu, il suffit tout simplement de cliquer sur « Parcourir » et de choisir le document approprié sur votre serveur ou poste.
Lorsque le fichier est ajouté, il convient de finir de compléter les modalités :
- Description Fr : Permet de nommer le document. Le nom choisi sera celui apparent sur le site internet accessible aux internautes.
- Onglet : Choix de la rubrique dans laquelle sera disponible le document.
- Document actif : Disponibilité du fichier – Est-il en ligne ?
- Document accessible par mot de passe : Restriction d’accessibilité du document aux seules personnes ayant le mot de passe.
Remarque : La fonctionnalité Gestion des documents joints du menu correspond à l’option 8c du catalogue Inforoute.
Exemple d’affichage sur l’interface publique (partie site)
